Неконференция «Тренды в ивентах. 20.50»

Сейчас только ленивый не говорит про тренды. Трендовые механики. Трендовые инструменты. Быть в тренде сегодня — это, можно сказать, new black.

Однако, что такое тренды? Кто и как их формирует? И зачем они нужны? И, главное, как их найти и как «быть в них»?

6 июня компания SmartMotion совместно с конференц-пространством Newsroom провели мероприятие для HR и маркетологов неконференцию «Тренды в ивентах. 20.50».

Ольга Касьян, Директор по счастью Клиентов SmartMotion:

Почему мы решили назвать наше мероприятие — Неконференция? Нам было важно предложить гостям принципиально новый формат. HR очень избалованная публика. Каждый день для них организовывается множество событий. Наша неконференция, в первую очередь, предполагала отсутствие формальностей, некую свободу действий гостей и спикеров.

Нам хотелось показать, что тренды работают на нас, если вложить в них смыслы. Ведь тренды — это набор подчас простых и понятных инструментов, которые легко интегрировать в любое мероприятие. И мы обещали показать нашим гостям, как это сделать.

В программе гостей ждало выступление тренд-лидеров, новая игра Trendwatching Game, персонализированные подарки, фуршет, VR-активности и много другое.

Всего было выделено 6 трендов. Очень понятных и очень простых.

Каждый тренд находил отражение в организации и программе самой неконференции.

Персонализация

— Использовали сервис распознавания эмоций Emotian. Платформа позволяет легко узнать, что чувствуют гости на мероприятии.

— Рассылка персонализированных писем до мероприятия.

— Написание имен гостей барменами на стаканчиках с кофе. В некоторых случаях это был (по отзывам) настоящий wow-эффект, когда бармены незаметно кидали взгляд на бейдж гостя и вписывали его имя на бумажный стаканчик. Очень просто.

— Отправка утром в день мероприятия смс с персональным билетом гостя.

— персональные подарки в виде книг с именной закладкой

Фокус на человека

— Индивидуальный подарок каждому гостю из библиотеки будущего — бизнес-книга с персонализированной закладкой, подписанная каллиграфом (имя и фамилия гостя),

— Гостям, которые приехали на машинах, наши специально приглашенный персонал на парковке помыл окна каждого автомобиля.

— В туалетной комнате стояло не только мыло, но и крем для рук.

— Личная бутылка воды с индивидуальной этикеткой на каждом стуле в конференц-зале

— Ввиду того, что аудитория у нас была в массе своей женская, на регистрацию мы поставили хостесс-мужчин.

— Отправка накануне события информационного письма с подробной инструкцией, как нас найти, информацией по парковке, dress-code и ответом на все FAQ,

— Отправка смс с утра со ссылкой на билет, чтобы гостям не нужно было искать его на почте.

Геймификация

— Использование настольной игры Trendwatching game, как инструмента поиска решения важных бизнес-задач,

— Погружение в будущее гостей с помощью VR-зон

— Карточки обратной связи «ТрЕндище/ТрендЕц»

Переосмысление пространства

Площадка Newsroom стала галереей будущего, где по ходу движения гость оказывался в разных интерактивных зонах. Виртуальный офис, квартиру будущего и виртуальную сцену поддерживали элементы декора, брендирование на стенах залов, лифтов и POS. Кейтеринг был также разработан в концепте темы мероприятия: вкусное, креативное меню и подача, форма официантов была также выдержана в цветах мероприятия. Трансформация зала после деловой программы за 15 минут и открытие летней веранды, где гости оценили станцию мороженного и лимонадные сеты, создали чувство уюта на площадке, что обычно не характерно на деловых мероприятиях.

Иммерсивность

— Каждый гость мог принять участие в VR-активностях при поддержке актеров (поэт на зоне публичных выступлений, человек в халате в своей квартире будущего, «HRD будущего» на виртуальном совещании).

— Финал, когда у каждого гостя сработал на мобильных телефонах будильник в 20:50 и это было поддержано выступлением-манифестом организаторов про тренды с большими будильниками.

Диджитализация

— VR-зоны: возможность потренироваться в ораторском мастерстве перед виртуальными гостями, погулять по номеру аппарт-отеля YES и поприсутствовать на виртуальном совещании с HR директором будущего.

— Специально для мероприятия был создан чат-бот.

— Технология диагностирования состояния гостя на мероприятии EMOTIAN.

По итогам Неконференции был разработан Trend-book. В нем организаторы объединили все тренды и самые актуальные инструменты, механики, кейсы и лайфхаки, которые можно и нужно использовать на мероприятиях.

Отзывы:

Екатерина Мовсумова, соучредитель конференц-центра Newsroom и генеральный директор демоцентра технологий виртуальной и дополненной реальности:

На нашей высокотехнологичной площадке Newsroom мы погрузили гостей в атмосферу будущего. Весь сценарий мероприятия «Тренды в ивентах.20.50», разработанный совместно с агентством Smart Motion, с первых шагов, вовлекал каждого участника с помощью VR технологий и интерактивных зон. Мне особенно понравился иммерсивный спектакль на welcome части, когда актер в VR очках декларировал на сцене стихи Пастернака, Есенина, Блока. Ему аплодировали не только реальные гости, но и виртуальные зрители в нашем приложении Speech center. Прокачать навыки ораторского мастерства в виртуальной реальности смогли все желающие и это был очень крутой опыт: как-будто великие поэты прошлого обращались к зрителям будущего и мы были очевидцами этого в настоящем.

Для площадки важно показать, что она легко трансформируется под любой формат и мы справились с этим великолепно: от виртуального офиса будущего и большого hi tech конференц-зала до летнего патио с мороженным. Абсолютно все гости также отметили прекрасный кейтеринг наших партнеров «Вкус жизни». Когда делаешь клиентское мероприятие, важно учесть и даже предвосхитить все ожидания гостей: пока шло мероприятие, мы помыли стекла автомобилей всех гостей на парковке. Это был еще один wow эффект!

Жанна Хомякова, директор по культуре инновации:

Это было великолепно! Я, как гость, постоянно чувствовала заботу организаторов — это ВО ВСЁМ проявлялось, все люди, которые работали на мероприятии буквально погружали в дружескую атмосферу. Контент и техническая сторона (еда, пространство, выступления) на высоте! И! Полное вовлечение: видеть, слышать, трогать, пробовать, участвовать, вдохновляться!

Инна Бреславец, начальник отдела организации мероприятий и командировок «Капитал Life»:

Если коротко говорить про Неконференцию «Тренды в ивентах. 20.50», то нам организаторы мероприятий показали, как надо организовывать мероприятие и как важно относиться к нему с душой. Это очень здорово, когда Ты видишь взаимосвязь команды — как четко, вовремя и быстро решаются возникающие вопросы. Не оставила равнодушной идея с книгами в качестве подарков гостям. Кроме того, сами книги были подобраны в концепции неконференции. Это показало интеллектуальную значимость мероприятия.

Источник: https://www.sostav.ru/publication/nekonferentsiya-trendy-v-iventakh-20-50-38228.html